Ongewenst gedrag komt pas boven bij het exitgesprek
Zonder veilige route houden mensen het binnen. U hoort het pas als iemand vertrekt of uitvalt, en dan is de schade al geleden.
Home/Vertrouwenspersoon
Externe vertrouwenspersoon
Een veilig aanspreekpunt dat geen collega is.
Medewerkers melden ongewenst gedrag zelden bij hun leidinggevende. Als externe vertrouwenspersoon bieden wij uw mensen een plek buiten de organisatie — en u het signaal, voordat het een verzuimdossier of een rechtszaak wordt.
Wat wij voor u regelen
- Vast aanspreekpunt voor al uw medewerkers
- Opvang, begeleiding en doorverwijzing bij meldingen
- Advies over de route: gesprek, klacht of melding
- Jaarlijkse geanonimiseerde rapportage aan de directie
- Voorlichting aan teams over wat een vertrouwenspersoon doet
Waarom nu
Nog niet verplicht. Wel bijna, en nu al verstandig.
Het initiatiefwetsvoorstel dat een vertrouwenspersoon verplicht stelt voor werkgevers vanaf tien medewerkers is in 2023 door de Tweede Kamer aangenomen en ligt nog bij de Eerste Kamer. Tot die tijd geldt de verplichting niet, maar de Arbowet vraagt nu al om beleid tegen ongewenst gedrag — en wie het vooraf regelt, hoeft straks niet te haasten.
Uw cao, opdrachtgever of norm vraagt erom
Veel cao's en aanbestedingen eisen nu al een vertrouwenspersoon. Ook binnen HKZ hoort sociale veiligheid bij goed werkgeverschap.
Intern beleggen lukt niet in een klein team
Bij een kleine organisatie kent iedereen elkaar. Juist dan werkt een externe vertrouwenspersoon: geen dubbele pet, geen gesprek dat maandag rondgaat.
Zo werkt het
Van aanstelling tot jaarrapportage.
Uw medewerkers bepalen zelf of en wanneer zij bellen. Wij ondernemen nooit een stap zonder toestemming van de melder — dat is precies wat de rol werkbaar maakt.
Stap 1
Aanstelling en bekendmaking
Wij worden formeel aangesteld en zorgen dat iedereen weet wie wij zijn en hoe we bereikbaar zijn. Een vertrouwenspersoon die niemand kent, bestaat niet.
Stap 2
Opvang bij een melding
Een medewerker belt of mailt rechtstreeks. Wij luisteren, ordenen en leggen de mogelijkheden voor. De melder houdt de regie, altijd.
Stap 3
Begeleiding of doorverwijzing
Van een gesprek met de leidinggevende tot een formele klacht of mediation. Wij begeleiden mee en verwijzen door waar specialistische hulp nodig is.
Stap 4
Signaleren en jaarrapportage
Eenmaal per jaar krijgt de directie een geanonimiseerd beeld van aard en aantal meldingen, met advies over wat er structureel beter kan.
Onafhankelijkheid
Wat als wij ook uw adviseur of auditor zijn?
Een terechte vraag, en wij brengen hem liever zelf ter sprake. Advies- of auditwerk en de rol van vertrouwenspersoon kunnen naast elkaar bestaan, maar alleen als de scheiding hard is: wat in een vertrouwensgesprek wordt gedeeld, komt nooit terecht in een adviesrapport, een auditbevinding of een gesprek met uw directie. Wij leggen dat vooraf schriftelijk vast.
Eén grens trekken wij zonder uitzondering: vervullen wij bij u een interim leidinggevende rol, dan zijn wij niet ook uw vertrouwenspersoon — een melding kan nu eenmaal over de leiding zelf gaan. Verder vertellen wij elke melder aan het begin van het gesprek welk ander werk wij voor uw organisatie doen, zodat diegene zelf kan bepalen of hij het verhaal bij ons kwijt wil of liever ergens anders heen gaat.
Veelgestelde vragen
Wat organisaties ons vooraf vragen.
Is een vertrouwenspersoon verplicht?
Nog niet. Het initiatiefwetsvoorstel dat een vertrouwenspersoon verplicht stelt voor werkgevers met tien of meer medewerkers is in mei 2023 door de Tweede Kamer aangenomen, maar ligt nog ter behandeling bij de Eerste Kamer. Uit de Arbowet volgt wel al de plicht om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting; daarnaast eisen veel cao's en opdrachtgevers een vertrouwenspersoon.
Wat gebeurt er met wat een medewerker vertelt?
Niets, zonder toestemming van de melder. Gesprekken zijn vertrouwelijk en wij zetten geen stap richting werkgever, leidinggevende of collega tenzij de melder daar expliciet mee instemt. De directie krijgt uitsluitend een geanonimiseerde jaarrapportage over aard en aantal meldingen.
Waarom extern in plaats van een eigen medewerker?
Omdat een interne vertrouwenspersoon altijd twee petten draagt. In kleinere organisaties kent iedereen elkaar, en dan meldt niemand iets over een collega of leidinggevende. Een externe vertrouwenspersoon is bereikbaar zonder dat het intern opvalt en heeft geen belang bij de uitkomst.
Is dit hetzelfde als een klachtenfunctionaris?
Nee. Een klachtenfunctionaris werkt op grond van de Wkkgz voor cliënten en hun naasten; een vertrouwenspersoon is er voor uw medewerkers. Ze vullen elkaar aan, maar het zijn verschillende rollen en ze horen niet bij dezelfde persoon te liggen.
Kunnen jullie tegelijk onze adviseur en onze vertrouwenspersoon zijn?
Ja, mits de scheiding hard is: wat in een vertrouwensgesprek wordt gedeeld komt nooit in een adviesrapport of auditbevinding terecht. Eén uitzondering maken wij nooit: bij een interim leidinggevende rol zijn wij niet ook vertrouwenspersoon. Verder horen melders vooraf welke andere rol wij bij u vervullen, zodat zij zelf kunnen kiezen.
Wat kost het?
Meestal een vast bedrag per jaar voor de aanstelling en bereikbaarheid, plus een uurtarief voor daadwerkelijke gesprekken. Zo betaalt u niet voor gebruik dat er niet is. De opbouw leggen we vooraf vast, net als bij onze andere opdrachten.
Contact
Sociale veiligheid regelen voordat het moet?
In een kort gesprek bepalen we wat uw organisatie nodig heeft: een volledige aanstelling als vertrouwenspersoon, of eerst alleen beleid en voorlichting.
E-mailjordy@kwalico.nl
Telefoon06 44 58 69 32
WerkgebiedNoord-oost Nederland
ReactietijdBinnen twee werkdagen
Bel 06 44 58 69 32
Mail voor een adviesgesprek